Krajowy System e-Faktur - co powinniśmy wiedzieć? Informacje ogólne

Krajowy System e-Faktur to nowoczesne narzędzie informatyczne Ministerstwa Finansów, które umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w jednolitym standardzie. Dzięki temu wszystkie dokumenty trafiają do jednego, bezpiecznego miejsca i są archiwizowane przez 10 lat. System zapewnia szybszy obieg dokumentów w firmie, większą przejrzystość rozliczeń oraz możliwość uzyskania zwrotu VAT nawet w 40 dni. Wprowadzenie jednolitego standardu fakturowania ma także zwiększyć wzajemne zaufanie pomiędzy przedsiębiorcami.

W Polsce KSeF został wdrożony jako rozwiązanie dobrowolne już od 1 stycznia 2022 r., jako rozwiązanie obowiązkowe będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 r.

Obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników będzie wprowadzony w dwóch głównych etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:

od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10.000 zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
Terminy 1 luty 2026 r. i 1 kwietnia 2026 r. dotyczą wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od pierwszego dnia jego funkcjonowania, czyli od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).

Dostęp do KSeF będzie możliwy:

za pośrednictwem programów finansowo-księgowych, o ile będą zintegrowane z KSeF (integracja przez API),
za pomocą bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl tj.
→     dostępnej online Aplikacji Podatnika KSeF (umożliwiającej korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami i docelowo również certyfikatami KSeF, podgląd faktur oraz pobranie UPO); 

→     Aplikacji Mobilnej KSeF (zapewniającej wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu smartfona, podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury).

przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik będzie mógł wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

Krajowy System e-Faktur w Gminie Tczew

Powyższe regulacje dotyczą także jednostek samorządu terytorialnego, więc i Gmina Tczew od 1 lutego 2026 r. będzie odbiorcą faktur w systemie KSeF, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. zostanie objęta obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Gmina jak wiele firm i samorządów przygotowuje swoje systemy komputerowe do obsługi systemu, kierownicy jednostek dostali stosowne upoważnienia do pracy w KSeF. Poinformowano także pracowników oraz sołtysów jakie dane do faktury podawać przy dokonywaniu zakupów.

Wobec powyższego faktury zakupowe wystawiane dla Gminy Tczew za pośrednictwem KSeF muszą być zgodne z nową strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej FA(3), w której podaje się:

- dane sprzedawcy w elemencie Podmiot1,

- dane nabywcy – Gminy Tczew, w elemencie Podmiot2 (wraz z identyfikatorem podatkowym NIP Gminy nadanym na cele VAT), w tym wartość „1” w polu znacznikowym JST,

- dodatkowo - dane jednostki podrzędnej Gminy (np. urzędu, szkoły lub ośrodka pomocy społecznej) w elemencie Podmiot3 (wraz z jej identyfikatorem podatkowym NIP oraz wypełnionym polem Rola – „8” – JST odbiorca). 

W strukturze FA(3) pole Podmiot3 nie jest obowiązkowe, jednak uzupełnienie go danymi naszej jednostki organizacyjnej pozwoli na prawidłowy obieg dokumentów w Gminie, a co za tym idzie szybsze rozliczenia z naszymi kontrahentami. 

Krajowy System e-Faktur – informacje Krajowej Administracji Skarbowej

Od lipca 2025 r. Krajowa Administracja Skarbowa realizowała cykliczne spotkania informacyjne mające na celu wsparcie podatników w procesie wdrażania KSeF.

Od stycznia 2026 r. rozpoczął się cykl spotkań realizowanych przez KAS p.n. „Środy z KSeF – KSeF w pigułce”. Szkolenia odbywać się będą w każdą środę od 7 stycznia do 11 lutego.

Osoby zainteresowane mogą uczestniczyć w nich stacjonarnie w siedzibie urzędu skarbowego oraz on-line. W trakcie spotkań przedstawiane są m.in. główne założenia i funkcjonalności KSeF. Wiedza zdobyta na szkoleniach pozwoli na efektywne przygotowanie się do nowych regulacji, jak również zminimalizuje ryzyko ewentualnych błędów. 

Szczegółowe informacje o terminach, formie oraz tematyce poszczególnych spotkań znajdziecie Państwo na stronach pomorskich urzędów skarbowych oraz Izby Administracji Skarbowej w Gdańsku.

Linki do szkoleń on-line dostępne są na stronie Izby www.pomorskie.kas.gov.pl oraz na stronie Ministerstwa Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl

Izba Administracji Skarbowej w Gdańsku zaprasza na Dni otwarte KSeF. Zostały one zaplanowane w urzędach skarbowych (z wyjątkiem wyspecjalizowanych) w niedziele, w dzień wolny od pracy, aby każdy mógł dowiedzieć się wszystkiego nt. wdrażanego systemu. 4 stycznia był pierwszą niedzielą Dni otwartych, kolejne zaplanowano na 25  i 31 stycznia 2026 r. 

Dodatkowo w dniach 26 – 30 stycznia br. praca urzędów skarbowych (z wyjątkiem wyspecjalizowanych) będzie wydłużona do godz. 20.00.